Was ist ein Performance Improvement Plan?

Ein Performance Improvement Plan (PIP) ist ein Instrument, mit dem Sie einem Mitarbeiter helfen können, nach einer schlechten Leistungsbeurteilung wieder auf Kurs zu kommen. Er ist geeignet, wenn Sie Ihren Mitarbeitern helfen wollen, sich zu verbessern. Ein Performance Improvement Plan ist keine Disziplinarmaßnahme, sondern ein Weg, der Ihren Mitarbeitern hilft, Ihre Erwartungen zu erfüllen. Performance Improvement Plans funktionieren dann gut, wenn sie sich auf messbare Daten stützen, die Sie Ihren Mitarbeitern für die Bereiche vorlegen können, in denen Arbeit erforderlich ist. 

Was ist ein Performance Improvement Plan? 

Ein Performance Improvement Plan ist ein Dokument, das Sie Ihren Mitarbeitern aushändigen, um deutlich zu machen, wo ihre Arbeitsleistung hinter den Erwartungen zurückbleibt und was sie unternehmen können, um sich zu verbessern. Der Performance Improvement Plan enthält auch die Konsequenzen, die sich ergeben, wenn der Mitarbeiter seine Leistung nicht verbessern kann, wie z. B. die Entlassung aus seiner Position oder eine Verringerung seiner Verantwortung. 

Ein Performance Improvement Plan kann Ihnen bei folgenden Aspekten helfen:

• Befähigen Sie Ihr Team, bessere Leistungen zu erbringen: Wenn ein Problem auftritt, können Sie mit einem Performance Improvement Plan klar kommunizieren, was Ihr Mitarbeiter tun muss, um seine Leistung zu verbessern. Die Verantwortung für die Lösung des Problems liegt bei ihnen, sodass sie sich befähigt fühlen, eine Veränderung herbeizuführen. 

• Kommunikation verbessern: Leistungsbeurteilungen und Performance Improvement Plans ermöglichen es Ihnen, die Erwartungen an Ihre Mitarbeiter klar zu definieren. 

• Zeit und Geld sparen: Wenn Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter verbessern, kann Ihr Team produktiver werden, was Ihnen hilft, mehr Geld zu verdienen und die Arbeitskosten im Vergleich zur geleisteten Arbeit zu senken. 

• Haftung reduzieren: Wenn der Performance Improvement Plan nicht erfolgreich ist, haben Sie eine Dokumentation, mit der Sie Ihre Ansprüche belegen können, was das Risiko von Rechtsstreitigkeiten verringert. 

Wie wird ein Performance Improvement Plan eingesetzt? 

Mit einem Performance Improvement Plan können Sie Ihren Mitarbeitern helfen, viele Probleme mit ihrer Arbeitsleistung zu lösen. Ein Performance Improvement Plan dokumentiert die Schritte, die Ihr Teammitglied unternehmen kann, um die Qualität seiner Arbeit zu verbessern, sowie die Ressourcen, die ihm zur Seite stehen, und eine Frist, bis zu der Sie eine Verbesserung erwarten. 

Beispiele für Performance Improvement Plans

Mithilfe von Performance Improvement Plans können Sie viele verschiedene Leistungsprobleme angehen, z. B: 

• Versäumte Fristen

• Schlechte Kundenbetreuung

• Geringe Qualität der Arbeit

• Geringe Produktivität

• Unprofessionelles Verhalten

• Absentismus

Was sollte ein Performance Improvement Plan enthalten?

Um den größtmöglichen Nutzen aus einem Absentismus zu ziehen, sollten Sie die Leistungsbereiche, die verbessert werden müssen, das Ziel des Plans, die vom Mitarbeiter zu ergreifenden Maßnahmen, unterstützende Ressourcen und Messgrößen zur Fortschrittsbewertung angeben. 

• Ziele und Vorgaben: Einer der Vorteile eines Absentismus für Ihre Mitarbeiter besteht darin, dass er ihnen Klarheit verschafft. Anhand von Zielen und Vorgaben können Sie klar umreißen, welche Erwartungen Sie an Ihr Teammitglied stellen und wie seine Rolle mit dem Bereich zusammenhängt, in dem Sie um Verbesserungen bitten. Wenn Sie z. B. die Unpünktlichkeit eines Mitarbeiters ansprechen wollen, sollten Sie die Erwartungen an seine Pünktlichkeit formulieren. 

• Leistungsprobleme: Als Nächstes müssen Sie darlegen, in welchen Bereichen Ihr Mitarbeiter unzureichende Leistungen erbringt. Es ist hilfreich, die Leistungsprobleme anhand von Fakten darzustellen und Meinungsäußerungen zu vermeiden. Es ist wichtig zu bedenken, dass der Zweck eines Absentismus darin besteht, den Mitarbeiter zu halten und das Problem zu überwinden. Sie sollten das Problem klar benennen, Ihren Mitarbeitern aber auch Unterstützung und Ermutigung zukommen lassen. 

• Aktionsschritte: Aktionsschritte geben Ihrem Mitarbeiter eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verbesserung seiner Leistung und zur Erfüllung der von Ihnen bereits formulierten Erwartungen. Dazu gehören auch regelmäßige Besprechungen mit den Führungskräften, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter den Performance Improvement Plan einhält. Ein Aktionsplan kann zusätzliche Schulungen in den Bereichen, in denen der Mitarbeiter Verbesserungen benötigt, oder andere wichtige Ressourcen beinhalten.

• Metriken: Fügen Sie in einen Performance Improvement Plan Messgrößen ein, z. B. messbare Faktoren, die den Erfolg und die Zeit bis zum Abschluss des Performance Improvement Plan anzeigen. Wenn Sie sich beispielsweise an einen Mitarbeiter mit geringem Umsatzvolumen wenden, könnten Sie ihm ein Ziel vorgeben. Wenn Sie mit einem Mitarbeiter arbeiten, der häufig zu spät kommt, könnten Sie ihm das Ziel setzen, dass er keine Tage zu spät kommt. Die Zeitspanne, die Sie einbeziehen, liegt in der Regel zwischen 30, 60 oder 90 Tagen. Diese Maßstäbe geben eine klare, messbare Erwartung vor. 

Bewältigung der Herausforderungen eines Performance Improvement Plan

Wenn sie effektiv durchgeführt werden, helfen Performance Improvement Plans den Mitarbeitern, wieder auf den richtigen Weg zu kommen, indem sie ihnen Anleitung und Ressourcen zur Bewältigung von Herausforderungen bieten. Damit Ihre Performance Improvement Plans produktiv bleiben, finden Sie hier ein paar Tipps für maximale Wirkung: 

• Arbeiten Sie zusammen: Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, sich nach Möglichkeit an der Erstellung des Performance Improvement Plans zu beteiligen, um ihre Zustimmung zu gewinnen und einen Aktionsplan zu entwickeln, der ihren Bedürfnissen gerecht wird. 

• Seien Sie so klar und direkt wie möglich: Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihren Mitarbeitern die Fakten liefern, die sie benötigen, um erfolgreich zu sein. Je klarer Sie Ihre Erwartungen an Ihre Mitarbeiter formulieren, desto einfacher wird es für sie sein, die von Ihnen geforderten Verbesserungen vorzunehmen. 

• Haben Sie Mitgefühl: Äußern Sie sich positiv und betonen Sie die Erfolge Ihrer Mitarbeiter, um zu zeigen, dass Sie ihnen unterstützend zur Seite stehen und sie bei ihrer Weiterentwicklung fördern möchten.

• Setzen Sie erreichbare Ziele: Ein Performance Improvement Plan funktioniert am besten, wenn er sich auf Ziele konzentriert, die Ihr Mitarbeiter innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens erreichen kann. 

Erste Schritte mit Coursera 

Stärken Sie Führungskompetenzen in Ihrer gesamten Organisation, indem Sie Mitarbeiter unterstützen, die innovativ und inspirierend sind. In der Leadership Academy von Coursera for Business, erwerben Mitarbeiter die erforderlichen Fähigkeiten, um Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Bilden Sie auf jeder Ebene starke Führungskräfte aus - mit Inhalten für Einsteiger und Fortgeschrittene, einschließlich mehr als 40 SkillSets, die Soft Skills im gesamten Unternehmen fördern.